Менеджмент 175149 0 автоматизация бизнес контроль управление планирование рабочие отчёты системное управление
Евгений Севастьянов
эксперт по системному управлению
E-Mail:[email protected]
Соц.сети
Личная информация: Управленческий опыт: 18 лет
Консультировал в области регулярного менеджмента более 240 компаний, включая: холдинги, сети магазинов, фабрики, сервисные компании, строителей, государственных служащих, веб-агентства, интернет-магазины.
Автор книги «Системное управление на практике: 50 историй из опыта руководителей для развития управленческих навыков» https://50stories.ru/
генеральный директор и собственник агентства управленческого консалтинга «Открытая Студия»: и основатель «Школы регулярного менеджмента» (обучение для собственников и руководителей): https://regular-management.ru/
эксперт по системному управлению
автоматизация бизнес контроль управление планирование рабочие отчёты системное управление
Планы на год составляй весной, планы на день — утром
Китайская пословица
кому:
собственникам, топ-менеджерам, руководителям
Когда у вас нет плана, то ваши действия носят характер хаотичных
Запас эффективности вашей
Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.
Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.
А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.
Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 — 7 часов в день (да, восемь — это уже высший пилотаж!).
Ежедневный план и отчёт — непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников
Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.
Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).
Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.
Чтобы сотрудники зарабатывали больше и были более эффективны, им нужна как мотивация, так и принуждение
Перейти к оглавлению
Преимущества ежедневного плана для компании
- Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.
- Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.
- Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
- Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.
Перейти к оглавлению
Преимущества ежедневного плана для сотрудника
- Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.
- Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план. А “быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере.
- Отмена “рабства”, когда человек сидит на работе до “ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).
Перейти к оглавлению
Повестка дня
В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:
- Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных планов подчинённых — статья в разработке.
- Требования к рабочим отчётам, методика их создания — статья в разработке.
- Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных отчётов подчинённых. См. статью “Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»”.
Перейти к оглавлению
Джедайские техники: помощь в правильном составлении плана на день
Если вы чувствуете, что ничего не успеваете, в конце вечера как выжатый лимон и каждый день у вас завал как в рабочем плане, так и в личном — значит что-то точно идет не так. Ваш день не будет идеальным без времени на себя и отдыха, без чувства удовлетворенности перед сном.
Как закрыть эту проблему? Существует множество методов, один из них использование “джедайских техник”. И это не о битве на светолучах с беспорядком, а реальные рабочие приемы из одноименной книги. До знакомства с этим способом, я не задумывалась как часто мы употребляем выражение “не хватает времени”. Сейчас поняла, что нам не хватает не времени, а ума. Если мы научимся ставить себе понятные и осуществимые цели, разве будет с этим сталкиваться?
Основная мысль такая:
- Мы берем задачи, которые «как бы горят», но по факту ничего не случится, если мы отложим их на потом или вообще не выполним
- Выполняем мелочь и рутину, а на важное не хватает энергии. Возможно стоит начать делегировать?
- Не выделяем хотя бы 1 час с утра на важную, фокусную задачу. Подчеркиваю: С УТРА, до всех дел, в первую очередь. Иначе рутина снова сдвигает её и задача так и будет стоять у вас в листе ожиданий.
- Обязательно выделяйте время, когда вас никто не должен беспокоить и наоборот, когда можно быть доступным для всех.
Личная эффективность руководителя
Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой — берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!). В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.
И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил, и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, — “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.
Перейти к оглавлению
Технология реализации и внедрения ежедневных планов
Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.
Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:
- Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться. В этом поможет книга «Системное управление на практике: 50 историй из опыта руководителей для развития управленческих навыков». В ней собраны не только варианты преодоления сопротивления, но и как пошагово внедрить на практике ежедневные планы и другие технологии системного управления.
- Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, — молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.
- Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.
Перейти к оглавлению
Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения
Систематизация позволяет перейти от хаотических действий к организованной и масштабируемой технологии
Перейти к оглавлению
Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника
- Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.
- Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач. Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.
- Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.
- Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет
Перейти к оглавлению
Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников
Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия:
1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена в самом низу статьи, см. скриншот https://disk.yandex.ru/i/i0xklaGVfl3zFg). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным). Что получилось, что не сработало и по какой причине.
2) Отправьте запрос на получение примера «таблицы приоритетов» через мои личные аккаунты в социальных сетях (через личное сообщение) + приложите ссылку на данную статью (так я пойму о каком бонусе речь):
vkontakte: https://vk.com/eugene.sevastyanov
facebook: https://www.facebook.com/eugene.sevastyanov
Требования к формату занесению задач в план
- Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:
- Планируемые в рамках проектов;
- Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.). Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.
- Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.
- Название задачи. Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач. Пример: Разработать регламент: планирование (“разработать” — повелительное наклонение; “регламент: планирование” — именительный падеж).
- Планируемое время на выполнение. Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут
- Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена). Если вы не можете определить дедлайн задачи, — обратитесь к своему непосредственному руководителю.
- Краткий план по выполнению данной задачи. Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.
- Приоритет. Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам. Если определить не может, — необходимо обратиться к непосредственному руководителю.
Перейти к оглавлению
Ежедневный план работ
- План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).
- План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
- Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:
- для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов — плановые; 1 час — на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.
- для внештатных специалистов — ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.
Перейти к оглавлению
Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)
В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные — не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 — название задачи; 2 — крайний срок выполнения; 3 — планируемое время выполнения.
В идеале использовать одну систему для планирования, сквозного учёта времени по задачам и формирования отчётности
Перейти к оглавлению
Календарно-тематическое планирование на день
Елена Андреева
Календарно-тематическое планирование на день
День
недели,
тема недели
НОД
Образовательная деятельность в режимных моментах Создание развивающей среды для самостоятельной деятельности детей
Взаимодействие с родителями
18 ноября – пятница.
Тема недели: «Игрушки»
.
УТРО:
Беседа с детьми об игрушках. Формировать культуру речи. И культуру общения с взрослыми и сверстниками. Развивать мышление и память. Рассматривание иллюстраций в детских книгах. Совершенствовать знания о героях рассказов из книг. Развивать память и речь.
Трудовые поручения. Посадка лука на зелень. Развивать трудолюбие и желание укрепить своё здоровье.
Дидактическая игра: «Форма, цвет, размер»
. Совершенствовать знания о сенсорных эталонах.
Индивидуальная работа по художественно-эстетическому развитию. С Машей С., Лизой Т. — упражнять в равномерном закрашивании контурных изображений игрушек. Развивать ориентировку на листе бумаги и творческие способности.
ПРОГУЛКА 1:
Наблюдение за заморозками. Выявить изменения, произошедшие с приходом поздней осени. Развивать наблюдательность. Активизировать внимание детей на объектах неживой природы.
Индивидуальная работа по развитию равновесия и пространственной ориентировки: «прыжки на одной ноге»
. С Гошей, Сашей К. – развивать равновесие.
Труд: очистить лавочки и столики от инея. Приобщать детей к выполнению трудовых поручений.
Сюжетно-ролевая игра: «Семья»
. Совершенствовать коммуникативные навыки. Играть дружно, договариваться о разделении ролей. Учить использовать игрушки-заменители в своей игре.
Подвижные игры: «Два Мороза»
,
«Найди пару»
. Активизировать двигательную активность детей. Развивать слуховое восприятие. Учить действовать по сигналу и выполнять движения в соответствии с текстом.
ВЕЧЕР:
Восприятие художественной литературы: В. Бианки «Сова»
. Совершенствовать слуховое восприятие. Воспитывать любовь и бережное отношение к природе и её обитателям через произведения русских писателей.Итоговое мероприятие:
«Матрёшка»
. Совершенствовать умение штриховать в нужном направлении в замкнутом пространстве, следуя инструкции.
ПРОГУЛКА 2:
Наблюдение за почвой. Формировать представления о почве и её состоянии в холодное время года. Совершенствовать познавательные способности детей.
Индивидуальная работа по развитию равновесия и пространственной ориентировки: «измерение расстояния шагами»
. С Софией С., Ромой К.
Труд: собрать маленькие веточки на участке. Активизировать детей к выполнению трудовых поручений. Развивать эстетический вкус. Сделаем участок чистым.
Игры с выносным материалом по желанию детей.Подвижные игры: «Пустое место»
,
«Мышеловка»
. Повысить двигательную активность, развивать выдержку и ориентировку в пространстве.
Игрушки в группе, принесённые детьми игрушки из дома, детские книги с иллюстрациями, листы А4 с контурным изображением игрушек, цв. карандаши, ящик с землёй, репчатый лук, лейка с водой.
Ведёрки, куклы, сумочки, машины, совки, ленты красного и синего цветов.
Сборник рассказов В. Бианки, контурное изображение матрёшек на каждого ребёнка, простые карандаши.
Машины, куклы, ведёрки, кегли, обручи. Совместно с детьми составить рассказ о любимой игрушке, в которую дома играют дети.
День
недели,
тема недели
НОД
Образовательная деятельность в режимных моментах Создание развивающей среды для самостоятельной деятельности детей
Взаимодействие с родителями
25 ноября – пятница.
Тема недели: «Федорина неделя»
(посуда)
.
УТРО:
Беседа с детьми по их интересам. Формировать культуру речи. И культуру общения со взрослыми и сверстниками. Развивать коммуникативность. Рассматривание иллюстраций с изображением посуды. Совершенствовать знания о посуде, её внешнем виде, из каких материалов она может быть сделана. Развивать мышление и речь.
Трудовые поручения. Полив растений в поддон. Воспитывать бережное отношение к комнатным растениям. Учить ухаживать за ними.
Развивающая игра: «Геометрические фигуры»
. Развивать сенсорные эталоны. Закрепит название геометрических фигур.
Индивидуальная работа по художественно-эстетическому развитию. С Гошей А., Лизой Т. — упражнять в равномерном закрашивании изображений посуды цветными карандашами. Развивать ориентировку на листе бумаги и творческие способности.
ПРОГУЛКА 1:
Наблюдение за льдом на лужах. Выявить изменения в природе с наступлением заморозков. Развивать наблюдательность. Активизировать внимание детей на объектах неживой природы.
Индивидуальная работа по развитию равновесия и пространственной ориентировки: «ходьба с препятствиями»
. С Алёшей Ф., Арсением Р.
Труд: убрать сухие веточки на участке. Приобщать детей к выполнению трудовых поручений. Развивать эстетические качества. Содержать участок в чистоте.
Сюжетно-ролевая игра: «Семья»
. Совершенствовать коммуникативные навыки. Играть дружно, договариваться о разделении ролей.
Подвижные игры: «Два мороза»
,
«Волк во рву»
. Активизировать двигательную активность детей. Развивать слуховое восприятие, учить действовать по сигналу.
ВЕЧЕР:
Восприятие художественной литературы: чтение энциклопедии «Прошлый мир посуды»
. Развивать любознательность. Пополнять словарный запас детей устаревшими словами
(Кувшин, крынка, кумган)
.Итоговое мероприятие:
«Декоративное украшение кружки»
. Совершенствовать творческие способности,
Упражнять в изображении растительного узора на плоскости.
ПРОГУЛКА 2:
Наблюдение за трудом дворника. Воспитывать уважительное отношение к труду других людей.Индивидуальная работа по развитию равновесия и пространственной ориентировки: «измерение расстояния шагами»
. С Сашей К., Настей Г.
Труд: очистить бортики песочницы от песка. Активизировать детей к выполнению трудовых поручений.
Игры с выносным материалом по желанию детей.Подвижные игры: «Хитрая лиса»
,
«Изобрази фигуру»
. Повысить двигательную активность, развивать выдержку.
Иллюстрации с изображением посуды, лейки с водой, картонные гемм. Фигуры, контурное изображение посуды, цв. карандаши.
Куклы, рули, ведерки, ленты красная и синяя, кегли, обруч, сумочки, маска волка.
Энциклопедия «Прошлый мир посуды»
, шаблоны кружек, цв. карандаши.
Совки, куклы, рули, кегли, маска лисы.
Рассмотреть дома специализированную посуду и выяснить для чего она предназначена. (пароварка, скороварка, жаровня и др.)
Переход к еженедельному планированию
После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т.к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.
Горе и убытки грозят компании, если сотрудники планируют свою неделю, как на этой картинке
Перейти к оглавлению
Где правильно составлять план на день?
Вы можете вести планирование дня в любом месте, где вам удобно. Но если вы хотите, чтобы оно было действительно детальным и работающим, то лучше остановить свой выбор на ежедневнике.
Ежедневник тетрадь
Переплет:
склейка
Рассчитан на:
3 месяца
Цена:
590₽ Посмотреть
Ежедневник на пружине
Переплет:
пружина
Рассчитан на:
4 месяца
Цена:
990₽ Посмотреть
Основные преимущества еженедельного планирования:
- больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
- экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя
Перейти к оглавлению
Еженедельный план работ
- Как составлять план?
- Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
- Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
- Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).
- Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).
- ведь на то задачи и “непредвиденные” — могут быть, а могут и НЕ быть.
- если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.
Перейти к оглавлению
Важные советы по составлению идеального плана, чтобы все успеть
Кажется, мы знаем об идеальном плане уже всё. Не совсем. Есть несколько важных деталей, которые помогут сделать всё еще качественнее и продуктивнее:
- Составляйте план дня накануне вечером или утром. Это самое оптимальное время, когда идеи еще актуальны и при возможности коррективы будет внести проще.
- Не забывайте отмечать каждое выполненное дело галочкой или маркером, а также подвести итоги.
- Каждый вечер анализируйте прошедший день, что вызвало сложности, почему не получилось сделать одно дело и почему другое не вызвало таких проблем.
- Не забывайте разделять важные задачи от неважных, срочные от несрочных. Это можно делать специальными обозначениями прямо в ежедневнике.
- Распределяйте дела на неделю равномерно.
- Если одну из задач не получилось сделать, не переживайте. Перенесите ее на другой удобный для вас день.
Автоматизация ежедневных и еженедельных планов
Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?”
В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24».
Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.
Перейти к оглавлению
Распечатать шаблон планера на месяц
Ваш месяц состоит из дней и недель. И раз уж мы научились планировать оба этих временных промежутка, то почему бы не замахнуться на целый месяц? Тем более, что для этого у нас есть замечательный шаблон планера на целый месяц, распечатать который можно в 2 клика.
Внесите в этот планер все дни недели, название месяца и коротко основные дела на каждый из дней. Вообще, если у вас достаточно много задач на каждый день, то рекомендуем больше внимания уделять именно ежедневному планированию. Список дел на месяц — удел тех, кто находится на стабильности и может предсказать последующие 30 дней.
Вот так выглядит шаблон планера на месяц:
Т.е. этот планер больше подойдет для наглядности ваших постоянных дел. Если вы с уверенностью можете сказать, что через 3 недели будете заниматься определенным пулом задач — скачивайте и печатайте его без сомнения.
Хотите этот печатный шаблон? Жмите на кнопку «Скачать шаблон»:
Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам
Перейти к оглавлению
Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?
Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.
Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она “выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач — это вопрос компетенции непосредственного руководителя.
Перейти к оглавлению
Получается, что эта система вводит “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?
Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.
Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”
Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”
Перейти к оглавлению
Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание
Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения — прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься “прокачиванием” своих управленческих компетенций. Рекомендую свой онлайн-курс, в котором собраны все необходимые техники для внедрения ежедневных планов и отчётов — «Рабочие отчёты и планы: Как повысить производительность труда сотрудников в 2 раза и избавиться от ручного контроля» (все практические уроки по работе с задачами показаны на примере работы с сервисом Битрикс24).
Важно оценить, есть ли в вашей компании “перекос” для руководителей в работе на “производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными, производство же результатов — во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, — это хороший специалист, но плохой руководитель.
Перейти к оглавлению
Рекомендуемые
- Внедрение системного управления (регулярный менеджмент)
- Система ежедневных планов и отчётов для сотрудников
- Тренинг UPGRADE руководителей: развитие управленческих навыков, системный подхода к управлению на практике
- Перейти к каталогу услуг
Просмотреть существующие или оставить новый комментарий к статье
Научиться планировать никогда не поздно.
Никогда не умела планировать – ни в школе, ни в университете, ни в то в ремя, когда работала в офисе. Дело это казалось скучным и лишним, ведь и так все прекрасно запоминается. Сейчас у меня двое детей, работа из дома, хозяйство, хобби. И ЕЖЕДНЕВНИК, потому что стало невозможно держать все дела в голове. У старшей кружкИ в разное время и в разных местах – отвожу и забираю. Работа – уже год осваиваю самостоятельно новую профессию, чтобы помогать мужу с бизнесом. Времени на это уходит много, душевных сил еще больше. Хозяйство – последние пол-года прошли под знаменами Мари Кондо и Флай Леди, потому что не могла больше терпеть хлам и грязь. Я записалась на курсы Флай Леди, где научилась планировать на бумаге дела – у «флаюшек» их много.
И тут случилось чудо: я стала успевать. Не все, но многое. В доме стало чисто, и есть понимание, что должна делать каждый день, чтобы он не превратился в хлев. Дети и работа – планирую дела так, чтобы успеть поработать, пока дети несколько часов в саду. Потом – их законное время: мы гуляем, посещаем кружки и ходим в гости.
Благодаря планированию я обрела уверенность в себе. Результат – вы читаете эту статью. В конце прошлого года увидела в инстаграм «Всё на местах» объявление о том, что они ищут авторов для блога. Тема – организация порядка, а это как раз то, в чем я варилась в течение прошедших нескольких месяцев. Всегда любила писать, но если бы не четкое понимание, сколько времени ежедневно у меня есть на те или иные дела, ни за что не откликнулась бы на это объявление.
Простой и удобный метод планирования дня – по блокам.
На курсах Флай Леди кроме обучению ежедневной уборки «по чуть-чуть» я прошла настоящую школу планирования. Но не буду утверждать, что я стала профессионалом планирования и знаю множество техник. Нас научили разделять день на блоки и применять контекстное планирование (для предстоящих дел нужно продумывать несколько вариантов событий в зависимости от внешних обстоятельств). Контекстное планирование у меня так и не прижилось, но вот делить день на блоки и распределять по ним дела, не привязывая к определенному времени, оказалось очень удобным.
Я проанализировала свой день и выделила блоки, распределила между ними дела по работе и по хозяйству в зависимости от загруженности. Фишка в том, что определенное дело не привязывается к конкретному времени, а только к промежутку времени – блоку. Вы выбираете время, удобное для выполнения задания, сами, стараясь ориентироваться на временные границы блока. Я выделила столбец на планирование работы, хозяйственных дел и дел «ко времени»: когда отвезти и забрать детей, время кружков у старшей дочери, записи к врачам, в другие учреждения и т.п.
Соответственно записи в ежедневнике выглядят примерно так:
Также ввела в привычку перспективное планирование: делаю записи дел на весь год, если они становятся заранее известны. Для каждого месяца есть такие таблицы, которые постоянно пополняются:
Это, например, дни рождения, даты обязательных платежей, напоминания о том, что нужно записаться к стоматологу и сделать большие ежегодные дела по хозяйству (помыть окна, люстру в гостиной) и т.п.
Но. Все записи, которые я веду – они мои. Ежедневник – мой. И я не в восторге, когда кто-то за него хватается. При этом оценила ежедневное планирование и понимаю, что дочери когда-нибудь будут благодарны, если смогу привить им этот навык. Поэтому когда «Всё на местах» предложили мне протестировать их магнитный планировщик, поняла – это шанс привлечь к планированию всю семью!
Что такое магнитный планировщик?
Магнитный планировщик представляет собой глянцевый лист с напечатанным планнером, с другой стороны у него магнитный слой. Он может сам крепиться к металлическим поверхностям (например, холодильнику) или с помощью двустороннего скотча – к любой другой поверхности. Это готовая система планирования, которая подойдет практически каждому, кто хочет все успевать, ставить цели и достигать их. Размеры и назначение у планировщиков разное. Есть универсальные планеры для всей семьи, для расписания приема лекарств, для отметок по уборке в доме, для планирования меню, покупок и еще
много-много других.
Писать на планировщиках нужно специальными маркерами, которые можно стереть после того, как записи стали неактуальными. Сразу расскажу о своем опыте, чтобы у вас сложилась верная картина. До того, как в доме появились магнитные планировщики, у меня уже был набор маркеров для флип-чартов. Но я понимала, что с тем количеством дел, что мне нужно будет перенести на планировщик, толщина этих маркеров не позволит это реализовать. Поэтому я сразу попросила приложить к планировщику маркер для магнитных досок с тонким стержнем. И не ошиблась.
Особенность этого маркера – записи довольно «крепко» держатся на поверхности. Сухая тряпочка его не возьмет. Сначала записала это в «минусы» (представлялось, что записи должно быть легко корректировать). Но потом, по мере того как пришлось добавлять на планировщик дела, кардинально поменяла свое отношение.
Представьте, что вы должны вписать дело в ячейку, вокруг которой уже есть записи. Что будет с ними, если вы начнете во время письма возить рукой по поверхности? Если бы маркер стирался одним движение руки – вот это была бы проблема. Именно так происходит с обычными толстыми маркерами – они легко стираются. А если это происходит случайно (рукой задели), то в конечном итоге начинает подбешивать.
Со временем, конечно, и толстые маркеры «присыхают» к поверхности и просто так их не сотрешь. Общая рекомендация для всех маркеров – записи, сделанные ими, стираются влажной салфеточкой. Не нужны специальные средства или какие-то агрессивные жидкости. Намочите тряпочку, возьмите влажную салфетку или капните водой на бумажную, и вы легко сотрете или подкорректируете свои записи.
Мои планировщики
Для своих нужд выбрала три планировщика:
- Планировщик на неделю для всей семьи «Флора» размера А3
- Чек-лист «Порядок в доме» размера А4
- Планировщик на месяц «Склон» размера А3
В магазине еще много других симпатичных дизайнов, но именно эти пришлись по душе: «Флора» – спокойный и выдержанный, а «Склон» – дань увлечению сноубордом в нашей семье.
При выборе «Флоры» и «Порядок в доме» также руководствовалась тем, как привыкла планировать в ежедневнике. А вот линейный планировщик «Склон» — новинка в магазине «Всё на местах» — заинтересовал меня по другому поводу. Расскажу подробнее о каждом.
Планер на неделю для всей семьи «Флора»
Едва увидела этот планировщик на сайте, поняла – это ОН:) В голове пронеслись картинки с вариантами использования. Планер представляет собой таблицу 8*6 ячеек с прописанными днями недели, полем для заметок и местом для списка покупок.
Место, которое я выбрала для него – холодильник на кухне. Кухня – самое посещаемое место в доме, а холодильник и вовсе собирает за день сотни просмотров:)
Первое назначение – расписание для всей семьи на неделю.
Когда команда «Всё на местах» создавала этот планировщик, то именно такой метод планирования предполагала, я думаю. Левый столбец подходит для того, чтобы вписать имена членов семьи. Остальные столбцы по дням недели примут в свои ячейки расписание всех ваших домочадцев. Я захватила две строчки, чтобы кроме основных дел, связанных с детьми, работой и другими обязанностями, планировать дела по поддержанию дома в порядке (в крайней левой ячейке в этой строке – зона на текущую неделю).
Второе назначение – календарь дел на месяц.
Уже говорила о том, что веду записи дел на будущие месяцы: дни рождения, концерты, посещение врачей, обязательные платежи т.п. Почему бы и семье не быть в курсе всех дел на ближайшие 30 дней? Этот планировщик идеально подходит для такого рода записей.
Кстати справа удобно вести список продуктов, которые нужно купить. Сфотографируйте и отправьте его супругу, который любит забывать дома или терять бумажные списки.
Третье назначение – планировщик дел по дому.
После обучения системе Флай Леди в привычку вошло планирование домашней работы. Да, бывают люди, которые убирают в доме легко и ненапряжно, по ходу дела. Но это – не про меня. Любое движение в сторону чистоты – это преодоление себя и своей лени. Поэтому приходится планировать и записывать.
Можно распланировать сразу весь месяц или заполнять каждую неделю. В крайней левой колонке прописываю зоны работы. Ячейки-дни помещают в себя дела (помимо ежедневных рутин, которые уже вошли в привычку и не нуждаются в контроле): работа в зоне, недельный план (НП), рутину «Полы и пыль» (ПиП; каждый день – новые помещения). Спустя время после того, как было сделано фото, я добавила в планер дела по круговороту белья.
Вы можете вносить туда свои дела, и не обязательно использовать систему Флай Леди. Просто вписывайте то, что по вашему мнению будет поддерживать ваш дом в порядке.
Чтобы до конца закрыть тему планирования дел по Флай, скажу, что мне бы очень пригодился такой планировщик во время обучения. В те дни я ежедневно расписывала дела по блокам, планируя практически каждый шаг по уборке.
Теперь такое подробное планирование не нужно, поскольку многие дела перешли в привычки. Но если бы на тот момент у меня был этот планер, исписывала бы его «и в хвост и в гриву».
Четвертое назначение – планировщик для детей.
Предложила старшей дочери сделать расписание на неделю. Ей 6 лет, она ходит в детский сад и посещает несколько кружков и спортивных занятий. Мы обсудили обычный будний день и выделили несколько блоков (крайний левый столбец).
Далее сразу заполнили первые две строки с понедельника по пятницу: время, когда она должна быть в детском саду. А дальше начали вписывать ее занятия по блокам. Везде, где необходимо было зафиксировать время начала занятия, мы нарисовали часы – она как раз учится понимать время по часам.
Еще один вариант использования мне подсказала коллега, которая в шутку прислала фото своего магнитного планировщика:
Тут однозначно постарался юный исследователь космоса:) Но у меня возникла идея, которую с удовольствием подхватили дети: занятие по графомоторике. Я заполнила первый столбик, а они дорисовывали. Но, полагаю, в дальнейшем планер будет использоваться только по назначению.
Чек-лист «Порядок в доме»
Планировщик «Порядок в доме» я заказала, чтобы перенести подобный чек-лист с бумаги на магнитный планер. Веду его, чтобы проследить частоту, с которой необходимо убираться в том или ином месте дома. Раньше каждый месяц распечатывала новый. А планнер – практически вечный, тем более у меня есть куда прикрепить его рядом с рабочим местом. Это прекрасное напоминание о том, что еще не сделано. А если не сделано – значит дом уже на пол-пути к Апокалипсису (а дети и кошка – его всадники:).
Перенесла в него свои обычные дела. Не стала расписывать те, которые делаются в зоне, чтобы не загромождать.
Вот например, на этой неделе меня свалила ангина и первые три дня я была не в состоянии что-то делать, только минимальные рутины – чистая раковина и полы в прихожей и кухне. Результат – к четвергу в доме была грязища! Немного отойдя от болезни, я наверстала рутины, связанные с полами и частично работу в зоне «Спальня».
Этот планировщик – очень «гибкий» в смысле планирования дел. Не обязательно убираться по какой-то системе. Проанализируйте то, что вы обычно делаете, запишите, а потом запланируйте чуточку больше. Тогда от поддержания чистоты вы перейдете к ее наведению там, куда руки раньше не доходили. А планнер будет напоминать и стимулировать своими незаполненными кружочками.
Планировщик на месяц «Склон»
Планировщик «Склон» — новинка в магазине «Всё на местах». Раньше были только табличные планировщики, а этот – линейный. Мне удобнее планировать в табличном, но я решила поработать и с таким.
Линейные списки дел
Вспомнила, во-первых про статью, которая выходила в нашем блоге в декабре прошлого года – «Системы организации порядка».
Там упоминалась система «Автофокус», когда дела записываются в большой список подряд, без разделения на виды. И выполняются в произвольном порядке, в зависимости от того, каким временем или ресурсами вы сейчас располагаете. Если вы привыкли планировать свои дела подобным образом – этот планировщик идеально вам подходит. Записывайте и вычеркивайте дела, а когда строчки закончатся – сотрите зачеркнутые записи и сгруппируйте незавершенные дела в верхних строчках. И продолжайте:)
Планировщик на месяц
Но первоначальное предназначение планировщика «Склон» — это все же планирование дел на месяц. Записывайте любые свои дела, можно разделить их по удобным вам критериям на два столбика. У меня это, например, дела «ко времени» и не привязанные к определенному времени.
Челлендж-календарь.
Модное название, за которым скрывается список дел по подготовке к какому-либо событию. Этот планировщик отлично подходит для таких нужд.
Заполнила его для примера своими делами в декабре. За месяц до Нового года поставила себе цель встретить праздник в чистом доме без изнурительной генеральной уборки за несколько дней до 31 декабря. Вторая цель – чтобы были куплены и упакованы подарки всем членам нашей большой семьи и друзьям. И не в последние дни месяца, когда на улицах и в магазинах 10-бальные пробки, а заранее.
Благодаря планированию у меня все получилось: 31 декабря не чувствовала себя загнанной лошадью, настроение было на все 100%! Тогда у меня не было такого планировщика и все записи велись на листах, но в этом году знаю, как буду планировать подготовку к празднику.
А кроме Нового года миллион других событий, к которым мы начинаем готовиться заранее – дни рождения, Пасха, 1 сентября… Возьмите этот планер в помощники и вы легко и поэтапно решите все вопросы.
Что еще? Я подумала, что этот планер подойдет для многих других задач:
Календарь занятий с детьми на месяц.
Сейчас в интернете можно найти множество методик развития детей раннего возраста. Подберите занятия, которые вас интересуют, распланируйте их на каждый день месяца, отдельно подготовьте и подпишите развивающие материалы. И тогда вы не будете «тормозить», когда решите позаниматься с малышом. Ведь именно это обычно останавливает: мы понимаем, что внимания ребенка хватит на 15-20 минут, и поэтому лень каждый день специально готовиться. Попробуйте! Кроме пользы ребенку (общение с мамой и развитие), это поднимает материнскую самооценку на несколько пунктов:)
Календарь внедрения привычки.
Всем уже набил оскомину совет о том, что любое действие входит в привычку через 21 день. Хотите верьте – хотите нет, но я проверила это утверждение на себе и могу с уверенностью сказать, что оно работает. Но только когда действительно хочешь, чтобы какое-либо действие стало привычкой. Привычка, которую мне удалось внедрить космическими усилиями – это чистая раковина перед сном. Месяц ушел на преодоление вечерний усталости и лени, чтобы теперь руки сами тянулись к раковине вечером и приводили в порядок кухню.
Вы давно хотите внедрить полезную привычку, но не хватает мотивации? Планировщик, прикрепленный на видном месте, будет напоминать о том, что нужно повторить определенное действие. Ставьте себе плюсики по итогам дня, пишите комментарии – как вы ощущаете себя. Пропустили день? Стирайте наработанное и начинайте заново.
Календарь пищевых привычек.
Если вы планируете диету, детокс, «сушку» – вам необходим союзник. Планировщик может стать им! Записывайте меню, подсчитывайте калории. Я не специалист в этом, но анализируя опыт подруг, вижу, что у планера есть все инструменты для помощи вам.
А вы планируете свои дела? Какие методы применяете и какие инструменты используете? Поделитесь своим опытом в обсуждениях в наших группах ВКонтакте, на Фейсбук и в Инстаграм!
